La documentación en los eventos

En la organización de  eventos la documentación escrita es esencial, tanto en sus inicios como para su desarrollo, incluso para la conclusión del acto.

Convocatoria de evento:

Un acto empresarial se puede enforcar de distintas maneras, no se convoca igual una reunión que una conferencia, aunque si  que es necesario comunicar los actos por escrito. Los documentos más habituales son:

La saluda:  documento externo con el que se comunica alguna información breve. Se caracteriza por:
-   Trasmite una información breve.
-   Se redacta usando tercera persona.
-   Documento muy formal.
-   Se escribe en papel cuartilla
-   No se firma

El programa:  Documento que se usa para convocar a un evento de cierta duración, tiene que contener la siguiente información:

-   El tema que se tratará en el evento.
-   Los ponentes que asistirán  para cada tema.
-   Identificación de los organizadores.
-   Lugar de celebración.
-   Fecha de comienzo y finalización.
-   Horario de inicio de evento y de cada acto.
-   Condiciones que hay que tener para inscribirse.
-   Plazo de inscripción.
-   Teléfono o domicilio, para inscripción.
-   Cuota que hay que pagar, en su caso.

La credencial:  Documento escrito que se suele usar en multitud de efectos para acreditar a un sujeto como participante de un acto.  Toda credencial identifica la entidad organizadora y a la persona que participa.

Informe de un evento:   Documento que recoge las conclusiones a las que llega una persona o un grupo, sus características son.

-  Documentos formal
-  Lenguaje técnico.
-  Se completa con documentación adjunta.
-  Los datos no tienen que ser erróneos, puede ser un gran problema para la empresa.  Tiene que tener las siguientes partes:
               -   Título
               -    Introducción sobre el tema tratado.
               -    Antecedentes sobre hechos tratados.
               -   Datos técnicos sobre el objeto de estudio.
               -   Las conclusiones
               -   Dictamen o decisión, siempre que fuera preciso.

La certificación del evento:   En ocasiones los participantes quieren que se les certifique su asistencia.  Un certificado acredita la presencia de una persona en un acto, también acredita al organizador, las horas de duración, y  si se trata de cursos, el aprovechamiento o no que realiza la persona del encuentro.    
 

La imagen de la empresa

La apariencia y la imagen son muy importantes y tienen que estar cuidadas. Una buena imagen constará al menos de los siguientes elementos:
-  Una higiene corporal extremadamente cuidada.  No se puede pecar por exceso o por defecto.
-  Una vestimenta adecuada a nuestra silueta. pero también el lugar de trabajo y la circunstancia.
-  Hay que cuidar los complementos cuidadosamente, en las mujeres el bolso, debe conjuntar con los zapatos, los hombres no deben lleva joyas, solo alianza, reloj, gemelos y un pasador de corbata.
-   Un comportamiento adecuado,  amable y correcto pero sin resultar articifial o fingido. 
 
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