Etica Profesional para Secretarias

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como  en la industria, sector público y profesionales independientes.

La secretaria contribuye en el funcionamiento eficaz de una empresa por medio de una labor discreta, organizada y metódica.  La terminología tradicional, ve a la secretaria como una persona que contesta correspondencia, elabora actas de reuniones, y da orientación tras un simple escritorio.  Pero en los últimos tiempos, el concepto de secretaria han cambiado y hoy  es vista como una verdadera asistente de su jefe, al grado de asumir con ahínco algunas responsabilidades del mismo.

El trabajo administrativo que cada asistente tiene que realizar puede variar dependiendo de las actividades de la empresa, ya que cada sector tiene sus propias características y necesidades. También influye la forma jurídica de cada empresa, por   ejemplo una oficina de gobierno no es lo mismo que una empresa familiar o privada, una vez que estas últimas  tienen mayor libertad en la elaboración de documentación administrativa pudiendo lograr una mayor productividad en las operaciones cotidianas.    Otro factor relevante es la dimensión del negocio; hay una diferencia considerable entre organizar una empresa pequeña y articular una empresa grande, teniendo  como medida el volumen de operaciones y  el campo geográfico de la acción.

Funciones básicas del secretariado

Previo a reflexionar sobre los principios éticos que debe tener presente toda secretaria o asistente, repasaremos brevemente  nuestras funciones básicas:

Representar personalmente a su jefe o empresa:

 La secretaria suele ser la primera persona que representa a una empresa ó al jefe de una empresa.   La impresión que reciban en un primer contacto, dependerá, muchas veces, de la eficacia con que la secretaria se exprese. 

Organización del trabajo del jefe:

Una secretaria o asistente eficiente es la que facilita el trabajo del director y que lo aleja de todo el tipo de obligaciones que no sean las obligaciones propias de su cargo, para que pueda dedicar todeo su esfuerzo al mismo.

La secretaria deberá ser la verdadera memoria de su superiror, tanto de los compromisos internos como los externos: acordale puntualmente la hora exacta de las entrevistas, prepararle las llamadas para las personas consideradas necesarias y en el momento oportuno, etc.

Funciones administrativas:
-  La redacción y la gestión de correspondencia.
-  Los trabajos de toma de notas y dactilografía.
-  Elaboración de actas de reuniones
-  Archivo de los documentos de la oficina.
-  Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y de los archivos.
-  Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y convenciones.
-  Planificación de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.;
-  Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.

Tarea de Conexión:

-   Como canal  de comunicación interna, la secretaria hace la conexión entre su superior y cualquier otra persona de la empresa. Al mismo tiempo, desempeña un papel importante en el ámbito de las comunicaciones con el exterior (clientes, proveedores, instituciones privadas y oficiales, etc.).

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